UNIT PROTOKOL

Unit Protokol adalah salah satu kelab yang saya sertai di Kolej Keris Mas, UKM. Saya memilih Unit Protokol kerana saya rasa banyak perkara yang boleh saya pelajari dalam sesuatu majlis. Sebenarnya Kolej Keris Mas banyak menyediakan kelab seperti kelab kebudayaan yang dikenali Lantera Mas, Kelab Akademik dan banyak lagi.

Protokol mengajar saya bagaimana nak menguruskan sesuatu majlis yang kecil mahupun besar. Dalam protokol kami dibahagikan kepada 4 post iaitu post penulisan, post HELA, post TTK, dan post sambutan. Setiap post tugasnya adalah lain-lain. Bagi post pnulisan , tugasnya adalah untuk membuat teks. Semua teks perlu disediakan oleh post penulisan. Antara teks yang perlu dilakukan ialah teks pengacara majlis, teks pembaca doa, teks ucapan ketua pengarah dan teks ucapan perasmi sesbuah majlis atau teks VIP terpenting yang akan berucap. Bagi kami, tugas post penulisan amatlah berat kerana teks memang boleh disediakan awal tetapi sekiranya berlaku perubahan dalam majlis, maka teks mesti ditukar pada waktu itu juga. Sebagai contoh, sekiranya VIP perasmi tiba-tiba tidak dapat hadir ,maka nama VIP perlu ditukar dalam teks ketika itu juga. Dan sekiranya ada majis tiba-tiba post penulisan akan menjadi kelam kabut untuk menyediakan teks ketika itu juga.

Bagi post HELA, tugas yang perlu dilakukan ialah menyediakan surat jemputan kepada VIP dan sentiasa update dengan VIP yang akan datang ke majlis sama ada dia boleh hadir ke majlis ke tidak. Tugas ini juga agak berat kerana kadang VIP yang melibatkan menteri, artis, atau pihak atasan UKM amat berat untuk menjemput ke majlis kerana kepadatan jadual mereka. Surat perlu dihantar paling lambat adalah 3 minggu sebelum majlis berlangsung bagi Personal Asisstent menyusunkan jadual VIP tersebut. Lagi satu kerja ini agak berat apabila perlu sentiasa bertanya dengan VIP tersebut dan adakalanya VIP atau Personal Asisstent mereka jarang untuk menjawab mesej atau panggilan.

Bagi post TTK pula kerjanya agak mudah kerana banyak berlaku di belakang tabir sahaja dan tugas mereka perlu membantu post yang lain. Antara kerja baik tabir yang mereka lakukan ialah tagging di kerusi, menyediakan goblet di meja, memastikan susunan makanan di tempat makan betul dan sebagainya. Kerjanya agak mudah dan nampak remeh tetapi sekiranya berlaku kesalahan mereka akan disalahkan.

Bagi post sambutan pula, tugasnya adalah dengan menyediakan pengacara majlis, usher utama sekurang-kurangnya 2 orang, usher hadiah sekurang-kurangnya 3 orang, runner 2 orang dan beberapa orang red carpet. Semua ini perlu dipilih sama ada dari post sambutan tersebut atau post lain . Bagi yang telah dipilih perlulah mengetahui bahawa tugas mereka.

Saya pernah dipilih untuk menjadi usher utama dan usher hadiah dan bagi saya tugas ini amatlah menyeronokkan dan mencabar. Saya boleh mengenali VIP dan yang amatlah membanggakan sekiranya kita ramah dengan VIP yang kita jaga, nanti dalam ucapan dia akan sebut nama kita sebagai ucapan terima kasih. Jarang untuk VIP menyebut nama kita dalam mana-mana ucapanya.